#3: PARA, phân loại mọi thứ bằng 04 thư mục và tags

Hai trong số rất nhiều chuyện khó nghĩ và mất thời gian vô ích của mình là:

1. Lướt Netflix - lọc lựa xem nên xem phim nào - add vào My List để chọn lại sau - rốt cuộc không xem phim nào
2. Lướt AppStore - down thử rất nhiều note-taking app - xài thử, set-up, rất quyết tâm - rốt cuộc gỡ app, và cài một app mới
3. Đọc sách hoặc xem Youtube về một cách thứ phân loại và quản lý thư mục - mày mò, set-up, làm theo - rốt cuộc mọi thứ vẫn bừa bộn, lại tìm một phương pháp khác

Trong khi Netflix vẫn còn là dilemma, thì mình đã rút ra vài điều về vấn đề 2 và 3.ƒ

• Đầu tiên là, không có apps nào là tối ưu nhất, chỉ có phù hợp với thói quen và hoàn cảnh hay không. Không nhất thiết phải là Notion, Obsidian, hay Roam research, một công cụ dù thô sơ nhưng sử dụng đúng cách thì vẫn cho hiệu quả cao
• Hai là, thói quen quan trọng hơn phương thức. Và, bí kíp của mình để hình thành thói quen là giữ mọi thứ càng tinh gọn, càng tốt. Bạn có thể dùng app note-taking mặc định trong máy (Ví dụ: Apple Notes) và giữ hệ thống phân loại và thư mực đơn giản nhưng hiệu quả
• Ba là, một lần nữa, giữ mọi thứ thật đơn giản. Đừng rơi vào cái bẫy của phân loại là... phân loại quá đà (over-organizing)

Nhưng, vấn đề là: Chúng ta hay bị lo. Đơn giản quá thì sợ không đủ tính hệ thống và mọi thứ sẽ trở nên bề bộn.

Vậy thì, bạn chỉ cần nhớ đúng một nguyên tắc trong việc phân loại “Không trùng lắp, không bỏ sót” (MECE, Mutually exclusive Collectively exhaustive).

• Không trùng lắp: Nếu một file ghi chú nằm trong nhóm phân loại này thì nó (về mặt logic) không thuộc vào nhóm phân loại khác. Mỗi nhóm phân loại sẽ quy hoạch một thư mục
• Không bỏ sót: Tất cả các file đều có thể phân loại vào nhóm nào đó, không tồn tại file không được phân loại.

Phần lớn các framework đều tuân theo nguyên tắc này, mình áp dụng thử framework PARA thì thấy đơn giản và hiệu quả với mình.

Rất đơn giản, bạn chỉ dùng 4 thư mục

1. Projects: Cho ghi chép của các dự án (Cá nhân và công việc). Đặc điểm của là: Có mục tiêu + có hành động + có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc (3C)
2. Areas: Cho các ghi chép thuộc các phạm trù trong cuộc sống. Đặc điểm là: Có mục tiêu + có hành động + không có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể (2C)

1. Resources: Cho các ghi chép thuộc dạng tư liệu, good-to-know theo các chủ đề quan tâm. Đặc điểm là: mục tiêu + Chưa có hành đồng + không có thời điểm

1. Archives: Cho các ghi chép không thuộc cả 3 nhóm trên nhưng chưa dám xoá

Như vậy, một ghi chú trong Projects thì không nằm trong Areas, Resources, Archive, và ngược lại. Bất kỳ ghi chú gì cũng có thể phân vào một trong 4 nhóm trên. Nhưng một ghi chú tuỳ theo thời điểm có thể được di chuyển giữa các thư mục.

Ví dụ:
- Trong một ngày vô tình xem Youtube, mình có thể note lại phương pháp PARA vì thấy thú vị --> Thư mục: 3-Resources
- Đến một ngày khác, mình cảm thấy muốn thay đổi cách thức tổ chức ghi chép hiện tại, mình sẽ di chuyển note --> Thư mục: 2-Areas, thư mục phụ: Productivity
- Đến một ngày nọ, sau khi thử nghiệm một thời gian, mình muốn chia sẻ thành một bài viết lên trang cá nhân, mình lại di chuyển note --> Thư mục: 1-Projects, thư mục phụ: adangnotes.com
- Sau khi hoàn thành xong, mình có thể đưa note về lại --> Thư mục: 3-Resources, hoặc 4-Archives. Tuỳ theo mức độ mình còn thấy nó cần thiết không

Ví dụ trên cùng để minh hoạ, mỗi thư mục sẽ có một mức độ ưu tiên hành động (actionable) khác nhau.

Ngoài 4 thư mục chính của PARA, có một số set-up khác, như sau:

1. Set-up một thư mục Inbox . Đây là thư mục mặc định, khi bạn tạo một file/note mới có thể cho vào đây. Điều này khá tiện lợi ở điểm giúp chúng ta có thể ghi chép on-the-go và không phải suy nghĩ quá nhiều về việc phân loại. Đến cuối ngày hoặc đầu ngày hôm say, bạn có thể kéo thả để cho vào các thư mục khác nhau

1. Hệ thống thư mục phụ bên dưới 4 thư mục PARA chính. Thiết lập này thì tuỳ theo bối cảnh và nhu cầu của mỗi người. Vì dụ: Bên dưới 2-Areas, mình có một vài thư mục phụ như: Personal Development, Learning, Hobbies, v.v. Lưu ý ở level thư mục càng sâu thì càng khó để giữ mọi thứ MECE (ví dụ: Học coding có thể thuộc cả 3 thư mục vừa nhắc trên), các thư mục phụ này dc chia chủ yếu để giúp mình thuận tiện là chính, nên có thể các nguyên tắc để giúp tổ chức logic hơn. Ví dụ, mình tự quy ước: Personal Development thuộc những cái không liên quan đến chuyên môn, như kỹ năng mềm, kiến thức xã hội, thể dục thể thao, Learning là các khoá học hoặc training có liên quan đến chuyên môn, Hobbies là những thứ có ít cam kết hơn.
2. Nếu bạn thấy hơi hơi rối rồi, thì mình đồng ý rằng dù có hâm mộ MECE đến đâu thì nó vẫn có lúc không hoàn hảo. Và, đây là lúc bạn nên nghĩ đến việc dùng Tags. Với tags bạn có thể hoàn toàn không cần phân các thư mục phụ bên dưới PARA và quản lý files bằng tags.

Tags thì có gì hay?

Quen thuộc nhất trong việc quản lý tài liệu là dùng thư mục. Điều này rất tự nhiên, từ ngàn xưa trong việc lưu trữ các tài liệu vật chất bằng kho, tủ, kệ, tệp, cho đến đời đầu của công nghệ ta lưu trữ tài liệu số trong các thư mục của máy tính. Điều đó buộc cách phân loại phải MECE, vì sắp xếp vào thư mục, mỗi file chỉ có thể thuộc một thư mục.

Nhưng, có rất nhiều trường hợp, về mặt logic, một file có thể thuộc nhiều nhóm chủ đề khác nhau thì sao? Ví dụ, một tài liệu về kỹ thuật có thể đồng thời thuộc cả phạm trù về Business use cases, AI/ML, engineering.

Đây là lúc các có thể dùng tag. Khác với việc phân chia theo thư mục, bạn có thể gắn bao nhiêu tag tuỳ thích cho cùng 1 file #business_usecases, #ai_ml, #engineering

Về sau bạn có thể truy lục lại các file bằng chọn 1 hay kết hợp nhiều tags. Trong 1 số app, sẽ có tính năng Smart folder, tạo ra một thư mục bằng quy tắc thiết lặp kết hợp tags.

Dù vậy, như bao phương pháp sắp xếp, cái bẫy của tag là over-organizing. Đừng tạo 100 tags, mỗi file là 1 tag. Điều này sẽ khiến hệ thống tags của bạn bị loãng và dần trở nên lộn xộn:

• Trước khi tạo 1 tag mới, nhìn lại xem bạn có thể gom file cần tag với 1 tag cũ nào không
• Thỉnh thoảng, hãy dọn dẹp. Nhìn lại các tags (1 số app sẽ có thông kê số file theo tag). Với các tag “hiếm” (có số lượng rất ít file), cân nhắc xem bạn có thể dẹp tag đó, và gom với các tag khác không

Nếu bạn đã đọc đến tận đây, thì mình nghĩ bạn sẽ thử. Vậy hãy thử vui, và nhớ là đừng sa đà vào cái bẫy của productivity and over-organizing.

Bài viết này được truyền cảm hứng sau khi mình xem Youtube video này: